勞資常見問題-加班費計算：員工處理私事晚打卡，雇主要付加班費？

小美是一家科技公司的行政助理，平時工作勤勉，常常提早到公司處理文件，並在下班後留下來整理一些私人事務。然而，她開始思考：那些她提早到辦公室，或者因為私人事情延遲離開的時間，是否應該算作加班？雇主又是否有義務支付她加班費？

事實上，這個問題在《勞基法》中並不少見。根據規定，無論是早到還是晚退，若非雇主指派的工作時間，即便打了卡，也不一定會算作加班。加班的前提通常需要雇主明確指示或批准。簡單來說，如果你在辦公室內處理私人事務，即使晚打卡，也不代表這段時間算作工時，更不用說會有加班費。

不過，若小美因工作需要，而被要求留下來加班，雇主就必須支付相應的加班費。

這也是為什麼許多公司在制度上，會設置明確的加班申請流程，防止員工自行延長工時後再申請加班費的勞資糾紛。

小美的例子讓我們清楚地看到，打卡制度與加班的判定，並不是單純由打卡時間決定的，每一位勞工都應了解自己的權益，而每位雇主也應仔細管理出勤紀錄，避免不必要的勞資糾紛。

雇主的法定責任：必須記錄員工的出勤時間，不能以責任制為理由推脫

針對打卡制度中的種種問題，勞動部解釋，「出勤紀錄」是員工薪資和計算加班費的重要依據。根據法律，雇主有義務記錄員工的出勤狀況，不能以責任制或員工自主管理為藉口推卸這一責任。

任何具有記載出勤時間、工時的工具，都可以作為合法的紀錄依據

無論是簽到簿、刷卡機，還是更高科技的生物特徵辨識系統，這些紀錄在勞資爭議中尤為重要。此外，雇主還需保存這些紀錄五年，並應事先在勞動契約中明確規定打卡方式，如刷卡、指紋辨識或電腦系統等。

注意：員工忘記打卡的情況下，如果員工能提供其他證據（ 如 email 或工作成果 ）證明他們按時出勤，雇主便無權扣發薪資。因此，必須請員工紀錄好加班時間、原因。

出勤紀錄，是勞資爭議中的關鍵證據

在實務中，時常有雇主以「員工未打卡」為由，拒絕支付某天的薪資。然而，只要員工能證明自己按照約定提供勞務，雇主便無權以打卡失誤為由扣除薪資。這樣的情況已經涉及《勞基法》有關薪資全額支付的規定。

出勤紀錄的另一個重要性在於，當勞資雙方對工時起訖時間產生爭議時，出勤紀錄便成為決定性證據。《勞動事件法》中的第38條「工時推定」條款規定，出勤時間記錄被視為雇主同意的工作時間。

因此，若出勤紀錄顯示員工的工時超過正常工時，且雇主無法證明員工並未加班，則雇主將承擔敗訴風險。

例如，如果員工每天提早到公司並晚退，出勤紀錄顯示每天工作12小時，勞工便可以主張其中的4小時屬於加班。根據法條，這段加班時間會被推定為經雇主同意的工時。除非雇主能夠舉證否定這一主張，否則法院將判令支付加班費。

總結

1. 每位勞工的每個工作日都必須作成出勤紀錄
2. 「製作出勤紀錄」為雇主之義務，勞工僅負協力義務
3. 雇主有義務保存五年
4. 出勤紀錄應逐日記載至分鐘
5. 工時是工資計算之重要依據，尤其是加班費
6. 不只關於工時計算的勞動事件訴訟須提出出勤紀錄，勞檢亦必檢查